manajemen mutu dalam proses penerimaan karyawan

Manajemen Kualitas (Quality Management)

Pengertian Mutu ( Kualitas )

Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO 9000 didefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karkter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Definisi ini jelas menekankan pada kepuasan pelanggan atau pemakai produk. Dalam suatu proyek gedung, pelanggan dapat berarti pemberi tugas, penyewa gedung atau masyarakat pemakai. Misalnya dari segi disain, kepuasan dapat diukur dari segi estetika, pemenuhan fungsi, keawetan bahan, keamanan, dan ketepatan waktu. Sedangkan dari segi pelaksanaan, ukurannya adalah pada kerapihan penyelesaian, integritas (sesuai gambar dan spesifikasi) pelaksanaan, tepatnya waktu penyerahan dan biaya, serta bebas cacat.

Pengertian Manajemen Mutu

Manajemen Mutu adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas. Hal hal yang menyangkut kualitas yang di maksud diatas adalah :

· Produk / pelayanan / proses pelaksanaan.

· Proses management proyek itu sendiri.

Didalam tuntutan zaman , dan dalam era persaingan bebas, kita harus banyak belajar tentang hal hal yang menyangkut proses manajemen dalam lingkungan kerja, terutama tentang pentingnya sistem dan realisasinya dalam proyek di lapangan.

I. PENDAHULUAN

Rekrutmen dan seleksi karyawan baru merupakan tantangan tersendiri bagi para manajer dan direksi. Pernahkah, misalnya, Anda mendengar dan bahkanmengalami sendiri, seorang calon karyawan diterima begitu saja tanpa prosedur yangsemestinya? Padahal hal itu membawa implikasi dalam pencapaian tujuan perusahaan jika penerimaan karyawan baru dengan cara yang tidak prosedural dan obyektif,misalnya "surat sakti" dari seseorang pejabat penting. Dalam manajemen modern,ditambah dengan semakin kompetitifnya pasar kerja, hal itu sangatlah tidak wajar.Faktor-faktor ekonomi dan demografi dari angkatan kerja saat ini akanmenjadi hal nyata yang akan meningkatkan tantangan yang dihadapi manajer.Diperkirakan bahwa selama dekade akan datang, pertumbuhan angkatan kerja diIndonesia akan semakin meningkat, namun di pihak lain perusahaan - perusahaan belum tentu sudah pulih sepenuhnya. Dengan demikian, manajer dihadapkan padaupaya rekrutmen dan seleksi yang ketat untuk mendapatkan karyawan baru yangterbaik dengan prosedur yang sah.Setelah mempelajari bab ini, pembaca diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut.

a.     Membahas metode rekrutmen di perusahaan.

b.      Memahami proses seleksi yang digunakan oleh perusahaan untuk menentukankaryawan baru yang terbaik.

c.       Menjelaskan strategi efektif untuk rekrutmen dan seleksi karyawan baru.

d. Mendiskusikan bagaimana strategi perusahaan mempengaruhi proses rekrutmendan seleksi.

e. Menjelaskan bagaimana perusahaan seharusnya menyeleksi karyawan staf untuk mendukung implementasi strategi.

II. PILIHAN STRATEGIS

Banyak masalah yang dihadapi Indonesia yang terkait dengan lapangan /kesempatan kerja, misalnya suplai angkatan kerja yang melebihi permintaan pasar kerja, masalah pengangguran, masalah kualifikasi karyawan, dan sebagainya. Isu lain yang sifatnya lebih mikro antara lain ialah bagaimana menggunakan prosedur rekrutmen dan seleksi yang objektif , tidak diskriminatif, terpercaya, dan absah.

Oleh karena itu, pihak perusahaan harus menentukan ragam pilihan strategis dalam rekrutmen dan seleksi karyawan baru, seperti berikut.

a. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis yang berfokus pada pendekatan jender dan lingkungan sosial. 

b. Perusahaan dapat memilih atau membeli karyawan baru (rnenyewa tenagakerja kurang terlatih atau yang terlatih dan profesional).

c. Perusahaan membuat keputusan dengan memperhatikan anggaran yangtersedia untuk rekrutmen dan seleksi karyawan.

d. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis untuk mencari sumber tenaga kerja yang belum dimanfaatkan.

e. Perusahaan membuat keputusan strategis dengan memperhatikankecanggihan teknologi dari cara baru rekrutmen dan seleksi.

f. Perusahaan dapat memilih cara yang terbaik, yaitu apakah merekrut danmenyeleksi karyawan dari dalam dan atau dari luar perusahaan.

III. METODE REKRUTMEN

Kebanyakan lowongan pekerjaan diisi dengan orang dari dalam perusahaandan posisi lainnya sangat mungkin diisi dari sumber luar. Metode rekrutmen daridalam meliputi penempatan pekerjaan, inventarisasi keahlian, penawaran pekerjaan,dan rekomendasi karyawan. Metode rekrutmen dari luar mencakup dari kalanganlembaga pendidikan, penggunaan advertensi dan agen atau biro pencari kerja.Keunggulan dan Kelemahan Rekrutmen Karyawan Internal dan Eksternal

Rekrutmen Internal

Keunggulan :

1.     Karyawan telah familiar dengan perusahaan

2.      Biaya rekrutmen dan pelatihan lebih rendah.

3.     Meningkatkan moral dan motivasi karyawan.

4.     Peluang berhasil, karena penilaian kemampuan dan keahlian lebih tepat.

Kelemahan :

1.     Konflik politik promosi posisi

2. Tidak berkembang

3. Masalah moral tidak dipromosikan

Rekrutmen Eksternal

Keunggulan :

1. Memiliki gagadan dan pendekatan baru.

2. Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan spesifikasi pengalaman.

3. Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan yangsekarang.

Kelemahan :

1. Keterbatasan keteraturan antara karyawan dan perusahaan.

2. Moral dan komitmen karyawan rendah.

3. Periode penyesuaian yang lama.

Ø 8 Prinsip Dalam Manajemen Mutu

1. Fokus pada pelanggan
2. Kepemimpinan yang berorientasi pada mutu
3. Keterelibatan segenap karyawan
4. Pendekatan pada proses
5. Pendekatan berbasis fakta untuk mengambil keputusan
6. Pendekatan sistem
7. Spirit untuk melakukan perbaikan terus menerus
8. Hubungan yang produktif dengan pemasok.

Masing-masing elemen diatas akan dijelaskan dalam bagian berikut ini.

Fokus pada Pelanggan. Dalam aspek ini maka manajemen harus melakukan hal-hal berikut ini :
• Harus memahami kebutuhan pelanggan
• Memenuhi kebutuhan pelanggan
• Berusaha melebihi persyaratan pelanggan
• Secara proaktif menetapkan level kepuasan pelanggan

Kepemipinan yang berorientasi pada mutu. Dalama aspek ini para pemimpin organisasi harus melakukan :
• Menetapkan kebijakan mutu serta mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi mutu
• Menciptakan lingkungan kerja dimana semua personnel ambil bagian dalam pencapaian target atau sasaran organisasi

Keterlibatan segenap karyawan. Personnel semua level adalah inti organisasi. Semuanya secara penuh harus ikut serta dalam kelangsungan bisnis organisasi, sehingga teridentifikasi kebutuhan kompetensi serta tersedia pelatihan untuk pengembangan kompetensi.

Dan pada gilirannya, pegawai yang kompeten akan mampu menciptakan keunggulan faktor manusia untuk mencapai kesesuaian mutu produk.

Pendekatan Proses
• Orientasi pada proses kerja yang efektif
• Sumber daya dan aktivitas dikendalikan sebagai proses
• Secara sistematis mengidentifikasi dan mengendalikan proses yang digunakan untuk memastikan kesesuaian produk

Pendekatan Sistem
• Mengidentifikasikan, memahami dan mengendalikan sistem dan interaksi antar proses untuk memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi, sehingga :
• Terbangsun sasaran mutu pada tiap proses
• Tercipta interaksi dan rangkaian proses yang benar
• Terpantau efektifitas tiap proses

Perbaikan terus menerus.
• Terdapat proses untuk secara reguler mengevaluasi tingkat kinerja
• Proses evaluasi selalu disertai dengan corrective action dan gagasan untuk meningkatkan kinerja

Pendekatan Faktual (fakta) untuk Pengambilan Keputusan
• Proses pengambilan keputusan didasarkan pada fakta dan data, disertai dengan analisa yang logis
• Dengan demikian penyediaan data yang valid merupakan sebuah proses yang harus dipenuhi

Hubungan dengan Pemasok
• Terdapat persyaratan mutu minimum yang ditetapkan kepada setiap pemasok
• Dilakukan kerjasama intensif dengan seluruh mata rantai pemasok untuk menciptakan proses kerja yang efektif, efisien dan mampu memenuhi persyaratan mutu.