manajemen perubahan

MANAJEMEN

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti "mengendalikan," terutamanya "mengendalikan kuda" yang berasal dari bahasa latin manus yang berati "tangan". Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti "kepemilikan kuda" (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Manajemen Perubahan Menuju Perubahan Organisasi

Dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal berbagai jenis organisasi yang mempengaruhi semua tingkatan kehidupan manusia itu sendiri. Fakta menunjukan bahwa secara tak sadar manusia sejak ia lahir telah mendapat sebuah perlakuan keorganisasian hal ini dapat dilihat dari kenyataan bahwa semua manusia terlahir dari sebuah organisasi kecil yang dinamakan keluarga itu sendiri. Menurut Mc Farland organisasi adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal yang menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan.

Organisasi merupakan elemen yang amat penting dalam kehidupan manusia modern dewasa ini. Organisasi membantu kita melaksanakan hal-hal atau kegiatan-kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan oleh manusia sebagai individu, maka diperlukan adanya kerja sama dan dukungan orang lain dalam mewujudkan tujuan manusia lewat sebuah wadah yang disebut organisasi itu. Organisasi dapat memenuhi aneka macam kebutuhan manusia misalnya kebutuhan akan ekonomi, spiritual, politik, psikologis, kultur dan lainnya yang kesemuanya hanya dapat dilakukan apabila ada wadah resmi dalam wujud struktur atau organisasi untuk memenuhi kebutuhan manusia tersebut.

1. Organisasi menurut Chester L. Barnard adalah sebagai sebuah sistem tentang aktivitas kerjasama dua orang atau lebih dari sesuatu yang tidak berwujud dan tidak pandang bulu, yang sebagian besar tentang persoalan silaturahmi. Menurut James D. Money organisasi adalah sebagai bentuk setiap perserikatan orang-orang untuk mencapai suatu tujuan bersama, dan menurut Hebert A. Simon organisasi adalah sebagai pola komunikasi yang lengkap dan hubungan-hubungan lain di dalam suatu kelompok orang-orang.

2. Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut

3. Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi (organizational change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide perilaku baru oleh sebuah organisasi. Perubahan organisasi dicirikan dengan berbagai usaha penyesuaian-penyusaian disain organisasi di waktu mendatang. Thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoprasian secara sengaja.

4. Pengembangan Organisasi yang dikemukakan oleh Pareek 1978 ” Suatu usaha yang direncanakan, yang dimulai oleh para ahli proses untuk membantu sebuah organisasi mengembangkan keterampilan diagnostiknya, kemampuan penguasaannya, strategi hubungannya dalam bentuk sistem-sistem sementara atau setengah tetap, dan persamaan budaya ”.

5. Resistance to change adalah penolakan atas perubahan itu sendiri, biasanya terjadi apabila dalam organisasi ada dua kelompok yang berlawanan yakni yang menghendaki resistensi dan yang menolak resistensi ( Kurt Lewin ).

Perubahan atau berubah secara etimologis dapat bermakna sebagai usaha atau perbuatan untuk membuat sesuatu berbeda dari sebelumnya. Dalam istilah perubahan organisasi, dikenal istilah senada yaitu change interventation; sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi merubah sesuatu menjadi berbeda. Dan change again; individu atau kelompok yang bertindak sebagai katalis atau suatu sekte yang bertanggung jawab untuk melakukan manajemen dan menentukan prosedur kerja kedepan. Perubahan organisasi akan mengarah kepada opsi mundur, apabila sistem perencanaan yang ada didalamnya baik satu ataupun banyak komponen yang menyusun mengalami disfungsi. Konsekuensinya akan tampak pada meredupnya kegiatan tanpa ada alasan yang jelas dan timbulnya kesenjangan di dalam organisasi.

Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Richard Beckhard merincikan perubahan itu sebagai berikut : makin meluasnya pasar, unsur produk yang makin singkat saja, orientasi pasara yang makin meningkat, lebih banyak ditekannya fungsi-fungsi staf versus fungsi garis, hubungan keorganisasian yang berganda, otomatisasi pekerjaan yang makin meningkat (terutama diluar negeri).

Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya.

Faktor-faktor yang memunculkan change resistance (menentang perubahan) terkait dengan penyerapan sistem informasi berbasis teknologi informasi yaitu:

1. perasaan malu ( loss of face)
2. kehilangan kendali (Loss of Control)
3. efek yang berbeda (“difference” effect)
4. bisakah saya melakukannya?( “ can I do it?’)
5. more work ( lebih banyak bekerja)
6. tantangan yang nyata (Real Threats)
7. komitmen untuk berkompetisi (Competing Commitments)
8. kerugian yang dihadapi
9. menghadapi ketidakpastian yang berlebih
10. segala sesuatu yang diluar dugaan (surprise)
11. efek yang saling berkaitan
12. kegagalan masa lalu (past resentment)

Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah:

(1) Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi;

(2) Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi;

(3) Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya.

Tujuan perubahan organisasi :

1. Meningkatkan kemampuan organisasi

2. Meningkatkan peranan organisasi

3. Melakukan penyesuaian secara internal dan eksternal

4. Meningkatkan daya tahan organisasi

5. Mengendalikan suasana kerja

Perubahan ini menyangkut kegiatan-kegiatan yang disengaja untuk mengubah status quo. Perubahan yang direncanakan bertujuan untuk menyiapkan seluruh organisasi atau sebagian besar untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan signifikan dalam sasaran dan arah organisasi.

Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan antara lain :

1. Inersia Struktural

Artinya penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasil kan stabilitas. Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas terganggu.

2. Fokus Perubahan Berdampak Luas

Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian diubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya. Jika manajemen mengubah proses kerja dengan teknologi baru tanpa mengubah struktur organisasinya, maka perubahan sulit berjalan lancar.

3. Inersia Kelompok Kerja

Walau ketika individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya. Sebagai anggota serikat pekerja, walau sebagai pribadi kita setuju atas suatu perubahan, namun jika perubahan itu tidak sesuai dengan norma serikat kerja, maka dukungan individual menjadi lemah.

4. Ancaman Terhadap Keakhlian

Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keakhlian kelompok kerja tertentu. Misalnya, penggunaan komputer untuk merancang suatu desain, mengancam kedudukan para juru gambar.

5. Ancaman Terhadap Hubungan Kekuasaan Yang Telah Mapan

Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali bisa dipandang sebagai ancaman kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah.

6. Ancaman Terhadap Alokasi Sumber Daya

Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka. Apakah perubahan akan mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya?.

Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi (organizational change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide perilaku baru oleh sebuah organisasi. Organisasi dirancang untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan melalui pembaharuan dan pengembangan internal. Perubahan organisasi dicirikan dengan berbagai usaha penyesuaian-penyusaian disain organisasi di waktu mendatang. Pengelola perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi, tetapi juga sebagai tantangan pengembangan. Dalam pengertian lain perubahan organisasi merupakan proses penyesuaian desain organisasi terhadap kondisi lingkungan yang dihadapi. Perubahan dapat bersifat reaktif dan proaktif.

·         Perubahan reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap tanda-tanda bahwa perubahan diperlukan melalui pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Organisasi membuat perubahan structural kecil sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan mikro dan makro.

·         Perubahan proaktif adalah perubahan yang diarahkan melalui inovasi structural, kebijakan atau sasaran baru atau perubahan filosofi operasi yang dengan sengaja didesain dan diimplementasikan. Proses reaktif dilakukan melalui pelaksanaan bebagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk mengubah cara-cara operasi organisasi. Perubahan ini disebut juga sebagai perubahan yang direncanakan (planned change). Perubahan yang direncanakan adalah usaha sistematik untuk mendesain ulang suatu organisasi dengan cara yang akan membantunya melakukan adaptasi pada perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal dan internal.

Kesulitan perubahan, adalah upaya lebih lanjut yang harus dimasukkan dalam perencanaan tujuan. Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan ketelitian respon. Ini akan memberikan fleksibilitas yang lebih, dalam manajemen perubahan. Kejelasan tujuan memberikan arahan dan petunjuk dalam mengambil keputusan mengenai apa yang harus dilakukan. Dengan membuat perencanaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi pemborosan waktu dan upaya.

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal). Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1 :

yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2 :

adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik.

Tahap 3 :

merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4 :

adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama.

Selain itu terdapat juga beberapa tahapan yang dapat menjawab tantangan perubahan sebuah organisasi sebagai berikut :

Tahap 1 : Membangun Kebutuhan untuk Melakukan Perubahan.

Sebuah proses perubahan tidak akan berhasil tanpa ditopang oleh sebuah kebutuhan yang jelas. Mengapa kita harus berubah; inilah pertanyaan yang perlu dikelola dalam fase ini

Dalam tahapan ini kita perlu memberikan sejumlah alasan untuk bisa menumbuhkan kesadaran untuk berubah. Kita bisa mengungkapkan gap antara situasi saat ini dengan yang dikehendaki. Dan juga melakukan komunikasi untuk menyebarkan ekspektasi yang positif terhadap perubahan.

Tahap 2 : Menciptakan Visi dan Tujuan Perubahan

Setelah kita sadar bahwa perubahan merupakan kebutuhan yang perlu dilakukan, maka dalam fase berikutnya kita mesti membangun tujuan perubahan secara jelas. Visi dan tujuan perubahan akan memberikan arahan yang jelas bagi proses transformasi yang tengah dilakukan.

Dalam hal ini, tujuan perubahan sebaiknya disusun secara artikulatif, jelas, mudah dicerna, dan mampu memotivasi karyawan untuk bersama mencapainya. Tujuan dan visi perubahan mesti diterjemahkan kedalam sasaran (goals) yang lebih rinci dan terukur (measurable).

Tahap 3 : Mengelola Implementasi Proses Perubahan

Tekad dan tujuan perubahan yang sudah dideklarasikan hanya akan sia-sia jika tidak didukung dengan impelemntasi yang jelas dan sistematis. Bahkan kadang dalam fase ini perusahaan banyak yang mengalami kegagalan.

Serangkain tindakan yang bisa dilakukan untuk mendukung proses perubahan antara lain adalah:

· Menciptakan sistem penghargaan yang mendukung proses perubahan merupakan sarana manajemen yang sangat kuat untuk meningkatkan buy-in dan komitmen karyawan

· Membuat anggaran yang lebih mendukung proses perubahan menjadi bagian yang krusial dari proses implementasi

· Membuat aturan dan prosedur pengoperasian yang lebih baru dan lebih sesuai dengan arah implementasi perubahan. Kebijakan dan aturan yang kondusif akan sangat membantu menciptakan iklim kerja dam kultur perusahaan yang mendukung proses perubahan.

Tahap 4 : Memelihara Momentum Perubahan

Fase ini perlu dilakukan agar proses perubahan yang telah dijalankan tetap berada on track, dan tidak mundur lagi ke belakang. Bebarapa tindakan konkrit yang dapat dilakukan disini antara lain adalah membangun support sistem bagi para change agent. Selain itu juga perlu dikembangkan kompetensi dan perilaku baru yang lebih sesuai dengan tujuan perubahan yang hendak diraih.

Dari makalah ini dapat disimpulkan bahwa perubahan organisasi adalah upaya atau usaha merubah organisasi dari bentuk yang satu menjadi bentuk yang lain secara sistematis dan juga merupakan hal yang mesti terjadi di dalam sebuah organisasi. Maka, perlu manajemen pengelolaan perubahan organisasi yang yang berpedoman kepada perencaan dan aplikasi yang sistematis. Di samping itu juga perlu evaluasi yang berkelajutan, dan yang terpenting adalah bagaimana komponen-komponen yang ada di dalamnya dapat berinteraksi dengan harmonis.